Efterfest

Succé eller katastof? Festen är över, gästerna har gått hem och du står ensam kvar. Antingen med ett stort leende på läpparna eller med en klump i magen. Vad hände egentligen? Blev kvällen som vi hade tänkt? Blev gästerna nöjda? Gick budskapet fram? När man står mitt i stormen är det svårt att se vad som flyger förbi. Det är i detta läge lätt att bara blicka framåt och skynda vidare mot nästa aktivitet, men det är nu det är dags att ta lärdom av det som hänt. Att lära av misstagen: Att analysera ett avslutat evenemang är som att gå igenom en låda ifrån sin barndom. Vissa minnen väcker värme och skratt, medan andra kanske ger rysningar och tanken ”Hur kunde jag göra det där?” Gå igenom själva

evenemanget från start till mål, vad fungerade och vad gick mindre bra? Och ännu viktigare, VARFÖR fungerade det inte? Vilka delar blev extra uppskattade och vilka flöt obemärkt förbi? Höll leverantörerna vad de lovat? Notera och dokumentera. Själva idén är att skriva ner detta i färskt minne för att ta lärdom av misstag och succéer. Då har du kommit mer än halvvägs nästa gång. Kom ihåg att dina leverantörer är ditt ansikte utåt under kvällen. Dåliga insatser och bristande engagemang ska om möjligt direkt åtgärdas och förbättras. En leverantör som inte har uppfyllt sitt åtagande till 100% kan ha orsakat många negativa tankar om ditt före- tag. Din uppgift som projektledare är att se till att alla leverantörer är engagerade och är införstådda med vad du vill ha ut av dem och av kvällen. Om det visar sig att någon del inte har fungerat tillfredställande, ska du omedelbart ta upp det med leverantören.

Att lära av dina gäster: Varför inte ringa upp och prata med din kund? Hur upplevdes evene- manget? Synpunkter på kvällen? Fick han valuta för sin investerade tid? Några frågor kring det sända budskapet? Förstod kunden syftet med evenemanget? Lika viktigt som att dina mål uppfylldes, är det att kunden känner att hans eller hennes nedlagda tid gav resultat . Förutom att du får ovär- derlig feedback ifrån dina kunder, så har du ett gyllene läge att ta nästa steg i er affärsrelation. Vad sägs om ett möte för att föra vår dis- kussion ifrån festen vidare? Kom ihåg att du har aldrig varit i ett bätt- re förhandlingsläge som efter ett lyckat företagsevenemang.

Var även självkritisk i detta läge. Erkänn dina misstag och se till att aldrig upprepa dem! Prata med dina kollegor och låt dem berätta om de upplevde känslan på evenemanget. Ditt och deras jobb under kväl- len är att få gästerna att känna sig välkomna och att trivas i sällskapet. Dessvärre finns det alltför många exempel på hur kollegor står för sig och pratar med varandra istället för att mingla runt bland gästerna. Nådde vi fram? Förutom det praktiska ska du nu även mäta effekterna av ditt evene- mang. De mål som du satte upp i början av projektet skulle ju vara mätbara, så skrid till verket. Om ditt evenemang hade syftet att dra in fler order, jämför tiden efter med tiden före. Förvänta dig dock inte omvälvande siffror där försäljningen har skjutit i höjden, utan se till det längre perspektivet. Ditt evenemang är ju en del i ett strategiskt tänkande. Ha tålamod, ta sikte på nästa marknadsföringsåtgärd och fortsätt bygg på grunden du har lagt. Sköter du dina kort rätt, så kommer såväl dina befintliga kunder som dina blivande att vara dig trogna för lång tid framöver.