Festplanering
|
|
När allt går enligt planering, då är festfixare världens bästa yrke!
Som festfixare börjar man nästan alltid med att kartlägga och ställa sig frågorna vad, var och när för att kunna bygga upp alla delar kring festen eller arrangemanget. När det är klart är det dags att fastställa HUR man får alla olika delar att fungera ihop. Festplaneringen eller logistiken innan, under och efter festen är kuggen i hela maskineriet. Utan ett smidigt händelseförlopp kan hela arrangemanget falla ihop som ett korthus. En liten miss i kommunikationen kan innebära att någon väsentlig del inte dyker upp i tid och ibland inte alls. En trasig |
oljepump på lastbilen som ska leverera all mat kan få
den mest rutinerade festfixare att bli nervös. Vad gör man om den
incidenten inträffar? Ett körschema: För
att undvika detta krävs en logisk samordning av alla leveranser och
händelser till evenemanget eller festen. Tänk igenom alla faser och
upprätta ett körschema för vad som ska hända och när. Ett körschema
visar helt enkelt i vilken ordning allting ska göras och när. Nu är det
dags att bryta ner planeringen till timmar och minuter. Det är nämligen
på den nivån som ditt körscema ska ligga. Gå igenom hela arrangemanget
utifrån gästens perspektiv och se vad de kommer att se. På så sätt kan
du hitta svaga länkar och eliminera dem i ett tidigt stadie. Använd en
checklista för att pricka av alla detaljer så att inget glöms bort i
det ofta höga tempot innan dörrarna öppnas. Ha
en genomgång med dina projektmedlemmar och leverantörer och försäkra
dig om att ni talar samma språk när det gäller tidpunkter och
aktiviteter. Uppdatera dig om läget med andra ansvarspersoner så att
allt flyter enligt planerna och se till att de har ditt
mobiltelefonnummer ifall det dyker upp något akut. Det är du som
festfixare som har det yttersta ansvaret om något skulle gå fel.
Tänk efter före: Även om du har planerat alla evenemangets skeden till perfektion, kan det inträffa incidenter som du inte kan råda över. Den mänskliga faktorn kan dyka upp varsomhelst och tekniken kan sluta fungera utan någon som helst ursäkt. En väl förberedd festfixare har dock alltid en plan B att ta till i dessa situationer. Om du t.ex. har underhållning i någon form på schemat, så var noga med att testa all teknisk utrustning i god tid före. Fråga artisten/ban- det hur lång tid de behöver och dubbla den. Se till att teknikansvarige vet hur allting fungerar och har en akutplan om det oväntade inträf- far. Övergångar mellan evenemangets olika delar bör också ske så smidigt som möjligt. Oplanerad tystnad och oväntade pauser ger ett slarvigt intryck.
Våga delegera: Som festfixare och arrangör är det omöjligt att ha full kontroll över evenemangets samtliga delar hela tiden. För att evenemanget ska lyckas är det viktigt att du vågar delegera arbete till medarbetarna. Var och en får då ansvara för sina olika delar och alla är lika viktiga för det slutliga resultatet. Människor har olika styrkor och svagheter, så därför bör man som huvudansvarig så tidigt som möjligt upptäcka och delegera ansvar till passande personer. Som festfixare har du förmodligen ett naturligt driv. Du får saker att hända. Detta kan ibland göra att du som festfixare försöker göra allt själv, med risk att du går in i väggen. Att se andras styrkor och våga ge ansvar är inte alltid lätt, men för att bli en duktig festfixare eller projektledare krävs att man vågar släppa taget och lita på sina projektmedlemmar och leverantörer. Att strunta i att upprätta riktiga och fullständiga planer är ett säkert sätt att se till att festen eller projektet går åt skogen. Dock får man tänka förnuftigt och inte lägga alltför mycket tid på planeringsstadiet och inse att man i vissa fall får leva med en viss grad av osäkerhet.
Uppföljning under projektets gång kan vara ett sätt att minska riskerna. Att sitta ner och prata med alla inblandade är A och O - samt att höra allas förväntningar på festen. Är man inte riktigt överens där blir det svårt att förverkliga dem. Både att följa upp regelbundet under projektets gång samt att ha en utvärdering när allt är över, är viktigt för att inte upprepa felen vid nästa fest.
Mina viktigaste festplaneringstips är följande: Vidareutveckla idéen för att kittla gästens alla sinnen. Kontrollera datum, plats och lokal (få skriftliga bekräftelser).Lös eventuella transportfrågor tidigt.Underhållning och aktiviteter tar tid om det ska bli bra!Formulera en riskanalys & sätt upp ansvariga. Upprätta en tidsplan (planera in helger och högtider). Gardera upp med en plan B, t.ex. i händelse av regn. Upprätta en så noggrann budget som möjligt (följ upp & justera ofta). Förankra planering och budget innan ni går vidare. Ge leverantörerna en grundlig genomgång av vad du förväntar dig, och kalkylera in både eventuella avhopp samt eftersläntrare.
Tänk efter före: Även om du har planerat alla evenemangets skeden till perfektion, kan det inträffa incidenter som du inte kan råda över. Den mänskliga faktorn kan dyka upp varsomhelst och tekniken kan sluta fungera utan någon som helst ursäkt. En väl förberedd festfixare har dock alltid en plan B att ta till i dessa situationer. Om du t.ex. har underhållning i någon form på schemat, så var noga med att testa all teknisk utrustning i god tid före. Fråga artisten/ban- det hur lång tid de behöver och dubbla den. Se till att teknikansvarige vet hur allting fungerar och har en akutplan om det oväntade inträf- far. Övergångar mellan evenemangets olika delar bör också ske så smidigt som möjligt. Oplanerad tystnad och oväntade pauser ger ett slarvigt intryck.
Våga delegera: Som festfixare och arrangör är det omöjligt att ha full kontroll över evenemangets samtliga delar hela tiden. För att evenemanget ska lyckas är det viktigt att du vågar delegera arbete till medarbetarna. Var och en får då ansvara för sina olika delar och alla är lika viktiga för det slutliga resultatet. Människor har olika styrkor och svagheter, så därför bör man som huvudansvarig så tidigt som möjligt upptäcka och delegera ansvar till passande personer. Som festfixare har du förmodligen ett naturligt driv. Du får saker att hända. Detta kan ibland göra att du som festfixare försöker göra allt själv, med risk att du går in i väggen. Att se andras styrkor och våga ge ansvar är inte alltid lätt, men för att bli en duktig festfixare eller projektledare krävs att man vågar släppa taget och lita på sina projektmedlemmar och leverantörer. Att strunta i att upprätta riktiga och fullständiga planer är ett säkert sätt att se till att festen eller projektet går åt skogen. Dock får man tänka förnuftigt och inte lägga alltför mycket tid på planeringsstadiet och inse att man i vissa fall får leva med en viss grad av osäkerhet.
Uppföljning under projektets gång kan vara ett sätt att minska riskerna. Att sitta ner och prata med alla inblandade är A och O - samt att höra allas förväntningar på festen. Är man inte riktigt överens där blir det svårt att förverkliga dem. Både att följa upp regelbundet under projektets gång samt att ha en utvärdering när allt är över, är viktigt för att inte upprepa felen vid nästa fest.
Mina viktigaste festplaneringstips är följande: Vidareutveckla idéen för att kittla gästens alla sinnen. Kontrollera datum, plats och lokal (få skriftliga bekräftelser).Lös eventuella transportfrågor tidigt.Underhållning och aktiviteter tar tid om det ska bli bra!Formulera en riskanalys & sätt upp ansvariga. Upprätta en tidsplan (planera in helger och högtider). Gardera upp med en plan B, t.ex. i händelse av regn. Upprätta en så noggrann budget som möjligt (följ upp & justera ofta). Förankra planering och budget innan ni går vidare. Ge leverantörerna en grundlig genomgång av vad du förväntar dig, och kalkylera in både eventuella avhopp samt eftersläntrare.
 |
|
