Inbjudan

Inbjudningskortet är ofta starten på en fest, men att via inbjudan förmedla en känsla är ofta mycket svårt.

Det första intrycket gästen får av din planerade fest är ofta ditt inbjudningskort eller (mail). Det finns hyllmeter av böcker och siter som tipsar om hur du skriver de mest kreativa och fantasifulla inbjudningskorten. Läs dem gärna och inspireras, men plagiera för guds skull inte rakt av. Det här är din fest och din inbjudan ska spegla just den känsla som du vill förmedla.

Att locka gäster: Självklart är svarsfrekvensen beroende av vilken typ av fest du planerar att arrangera. Kända artister och ett påkostat upplägg lockar alltid fler gäster och att skicka ut rätt antal inbjudningar är en konst i sig. Vad är då skillnaden mellan en godkänd och en fantastisk inbjudan? Om den tilltänkta gästen ändrar sina planer när en välproducerad inbjudan hamnar i dennes händer, då har du verkligen lyckats. Vad ska man då tänka på när inbjudan ska utformas? Jag har listat följande:

1. Förmedla känslan för evenemanget: Är det en strikt tillställning eller en håll-i-gång-fram-till-småtimmarna fest? Ge dina gäster en överensstämmande bild av vad som komma skall. Använd färg och form för att få fram den skrivna känslan. Rock fest skall inte printas på rosa papper osv. Idag är det mycket lätt att beställa egendesignade trycksaker i små upplagor genom print on demand.
2. Ge all nödvändig information: Tid och exakt plats för samling är en självklarhet, men skriv även när festen avslutas. Det är alltid skönt att veta hur länge man förväntas vara med och det underlättar den personliga planeringen.
3. Klädsel: Det är aldrig roligt att komma till en fest felklädd. Var noggrann
4. och berätta om ni bara ska underhållas inomhus eller om de kan förvänta sig en dag i skogen.
5. Skriv personligt: Ok, 400 inbjudningar är många, men fördelarna med att personifiera dessa är flera. Dels upplever gästen sig väldigt utvald och speciell samt att du kan bygga vidare på er relation via kontakten. Skriv en personlig hälsning, skriv namn och underskrift för hand och gör detta på ALLA! Att få en massinbjudan med en datorunderskrift är alltid lika tråkigt och kan aldrig få gästen att känna sig särskilt speciell.
6. Vad är värdet för gästen? Kom ihåg att du kämpar emot fritid och tid med familj och andra vänner. Varför ska gästen komma till just din fest? Sälj in värdet för gästen och berätta vad det kommer att ge honom i form av nya mat, dans och skoj men även möten med andra gäster.
7. Lämna ditt nummer: Många oroliga minuter och timmar kan undvikas med ett kontaktnummer. Som gäst kan de meddela om de blivit försenade och som värd behöver du inte stå och oroa dig för vad som kan ha hänt.
8. Be om information: Fråga om allergier och önskemål om specialmat. Alla cateringföretag med självrespekt har flera alternativ till sin ordinarie meny.
9. Skicka ut inbjudningarna i god tid innan festen: En bra regel är att skicka ut inbjudningarna ca tre-fyra veckor före festen. Dels för att göra det lättare för gästen att planera in festen och dels för att du får en chans att skicka ut en andra inbjudan om du behöver fylla på med fler gäster.
10. Se till att det är lätt och tydligt vart man skall svara (o.s.a) Om svar anhålles, samt sista datum för detta.