Värdskap

När du står och välkomnar dina eftertraktade gäster med det bredaste av leenden och känner att du har kontroll över allt som kommer att hända, kan även du njuta av kvällen. Att mingla runt bland gästerna och se till att de trivs är en konst i sig. Som ansvarig för festen eller evenemanget måste du ner på röda mattan och prata med så många som möjligt. Träna dig själv att konversera med människor under korta perioder för att kunna uppmärksamma så många som möjligt. Det räcker ofta med att presentera sig och försäkra sig om att de känner sig välkomna och uppskattade. Fokusera på personen du pratar med och låt inte omgivningen störa under konversationen. Få saker är mer irriterande än att

känna att någon inte lyssnar på vad man har att säga. När det sedan är dags att mingla vidare är den snyggaste överlämningen att bjuda in någon annan i samtalet innan man avviker. När allting går smidigt rusar tiden iväg väldigt fort. Du dirigerar tempot och ser till att snabbt lösa de eventuella problem som dyker upp. Försök sedan att avsluta evenemanget när det är som bäst. Vissa gäster kommer alltid att vilja fortsätta kvällen igenom, men var väldigt restriktiv med att ändra dina planer. Risken finns att du senare står där med ett litet gäng som vägrar gå hem när alla andra har gjort det.

Dirigera festen! När du som ansvarig för eventet öppnar dörrarna för dina gäster ska du veta exakt vad som väntar dem. Personalen som tar emot gästerna ska vara erfaren och de ska vara representativa för evenemanget och den upplevelse du vill förmedla. De ska också ha känsla för de små sakerna som får gästen att trivas. Det är ju det viktigaste; att ta hand om gästen och få dem att må bra. Du bör också ha sett till att omge dig med medarbetare som vet vad som ska göras om en kris uppstår. Alla ska vara införstådda med vad som kan gå fel under kvällen och om det finns någon särskild punkt på programmet som kräver lite extra uppmärksamhet. Att hålla huvudet kallt och fatta snabba beslut för att styra festen i bästa möjliga riktning är en av ”eventdirigentens” viktigaste uppgifter. Detta är naturligtvis inte alltid det lättaste. Kunskap, erfarenhet och känsla kommer naturligtvis med antalet evenemang som du genomfört.

Efter att man har gått igenom evenemangets alla faser är det äntligen dags. Den dag har kommit som alla inblandade har väntat på. Om du har givit ditt allt och lyckats följa dina planer med goda marginaler, kommer du som arrangör säkert också att njuta av festen eller evenemanget. Är du osäker och nervös för hur det kommer att gå märker ofta gästerna det och det kan sprida sig en osäker stämning under arrangemanget. Men om du har ägnat varje liten detalj uppmärksamhet, som exempelvis dukning, dofter och stämningsfull belysning, är det svårt att få missnöjda gäster.