Festfixartips & tricks ...
Stressa inte: Att behöva stressa inför ett viktigt arrangemang är varken roligt eller lyckat. Oberoende av hur stor fest du har planerat och vad du har bokat in, så behöver du genomföra ett genrep. Du kan troligtvis inte gå igenom alla moment i evenemanget, men ju fler desto bättre. Allt som går att kontrollera bör tittas igenom och dubbelcheckas. Vid större evenemang eller fester gäller det att vara på plats i lokalerna i så god tid som möjligt före den stora dagen.
Grund regeln är: Bygg under dag ett, sätt dekor och teknik under dag två och genomför festen under dag tre, på detta sättet får man gott om tid att kontrollera och åtgärda eventuella fel. |
Se till att allting som du behöver, levereras minst dagen före ditt evenemang. Då kan du i lugn och ro finjustera din planering till perfektion och testa hur allting fungerar på plats. Om evenemanget innefattar underhållning och artister, måste ljud och ljus testas så att du vet att dessa fungerar i lokalerna. Blir det rundgång när du håller ditt tal? Finns det batterier till mikrofonerna? Testa även belysningen vid samma tidpunkt dagen före så att du får samma förutsättningar som under själva evenemanget. Räcker ljussättningen eller behöver du komplettera?
Att kunna reglera belysningen under kvällen ger ytterligare en möjlighet att påverka stämningen i festlokalen. Ett lite dovare ljus under själva middagen hjälper till att få gästerna avslappnade och känna sig bekväma för att sedan lysa upp när det är dags för eventuella tal eller presentationer.
Lyft fram detaljerna: Kontrollera garderober, toaletter och brandutgångar ytterligare en gång. Finns toalettpapper? Vart hänger brandsläckarna? Är garderobssystemet komplett? En praktisk detalj att tänka på är att hänga stora speglar i anslutning till garderoberna om de inte redan finns där. Det är alltid skönt för gästerna att kunna ta en sista snabbtitt efter att ytterkläderna har lämnats in. Detta gör garderobsmomentet smidigare och du undviker redan här långa köer till toaletterna.
Ett annat sätt att få ett extra plus i kanten hos dina gäster är att t.ex. bjuda på ett ”nödkit”. Denna lilla korg som vanligtvis placeras strategiskt inne på toaletterna, kan t.ex innehålla huvudvärkstabletter, våtservetter, tamponger, strumpbyxor m.m. och är alltid väldigt uppskattad. Kom ihåg att det är de små detaljerna som ofta lyfter ett evenemang från att vara ”bra” till att bli ”fantastiskt”.
För dig och dina kollegor kan en välfylld verktygslåda bli kvällens bästa vän. Förutom verktyg och första förband kan dubbelhäftande tejp, lim, nål och tråd m.m. rädda många akuta situationer. Ytterligare praktiska detaljer att tänka på är t.ex. var allt emballage som leverantörerna har med sig kan stuvas undan under evenemanget? Om gästerna kommer med blommor och presenter, vart kan dessa placeras och vem tar hand om dem på ett smidigt sätt?
Se även till att ta tid på de olika delmomenten. Man är ofta tidsoptimist under planeringen, så ta tillfället i akt att ta reda på fakta. Om du ska hålla tal eller presentera någonting, provläs din text på plats. Förutom att du exakt får veta hur långt ditt tal pågår, får du även en chans att höra hur din röst bär sig i lokalen. Hitta en lagom ton och styrka för att höras till alla delar av rummet. Tänk dock på att en lokal fylld med gäster dämpar mycket av ljudet, så räkna med att ta i lite extra när det är skarpt läge. Försök även att uppskatta tiden för de övriga momenten för att kunna uppnå en rytm och balans under evenemanget.
Ett ypperligt sätt att hålla uppe intresse och nyfikenhet under festen är att kunna variera själva miljön i lokalen. Om du har möjlighet, lotsa ut gästerna till en intilliggande salong så att avdukning och ommöblering kan ske så fort och smidigt som möjligt. Under kvällens lopp kommer vissa av gästerna att avvika och då kan det kännas glest mellan väggarna. Att kunna dela av lokalen under kvällen och minska ner festytan är därför ett smidigt sätt att anpassa storleken efter antalet gäster.
Engagera och inspirera: Ha en sista genomgång med alla som är på plats för att hjälpa dig genomföra ditt evenemang. Detta är det sista ”peptalket” innan dörrarna öppnas och din uppgift är att engagera alla till att göra sitt yttersta. Berätta i detalj vad som ska hända under kvällen och vad du vill uppnå. Låt dem se vad du ser. Engagera och inspirera. Att ”få med alla i båten” har sällan varit viktigare. Gå igenom era interna regler för festen eller evenemanget.
Ett annat matnyttigt tips är att ha genomgången samtidigt som alla får äta tillsammans. På så sätt behöver inte personalen gå hungriga under evenemanget eller avvika under kvällen för att själva få någonting i magen, utan kan helt koncentrera sig på att ta hand om gästerna.
Många cateringfirmor har idag egen serveringspersonal som har erfarenhet och kunskap om maten och om evenemang i sig, men det är som sagt väldigt viktigt att ha en detaljerad genomgång med dessa. Gå igenom körschemat igen. Hur länge ska buffén stå framme? När serveras kaffet etc? Det får inte råda osäkerhet om någon punkt efter den sista briefen. Gå även igenom lokalen med alla inblandade. Visa var städförråd finns, vilka utrymningsvägar och nödutgångar som förhoppningsvis inte kommer att användas, var larm och belysning kopplas av och på, d.v.s. allt det praktiska gällande lokalerna.
Lista för festfixare:
Här nedan har du därför en första enkel, strukturerad och pålitlig lista på vad jag tycker är viktigt att tänka på i samband med att du skall fungera som en bra festfixare och lyckas fixa en fest på bästa sätt.
Att kunna reglera belysningen under kvällen ger ytterligare en möjlighet att påverka stämningen i festlokalen. Ett lite dovare ljus under själva middagen hjälper till att få gästerna avslappnade och känna sig bekväma för att sedan lysa upp när det är dags för eventuella tal eller presentationer.
Lyft fram detaljerna: Kontrollera garderober, toaletter och brandutgångar ytterligare en gång. Finns toalettpapper? Vart hänger brandsläckarna? Är garderobssystemet komplett? En praktisk detalj att tänka på är att hänga stora speglar i anslutning till garderoberna om de inte redan finns där. Det är alltid skönt för gästerna att kunna ta en sista snabbtitt efter att ytterkläderna har lämnats in. Detta gör garderobsmomentet smidigare och du undviker redan här långa köer till toaletterna.
Ett annat sätt att få ett extra plus i kanten hos dina gäster är att t.ex. bjuda på ett ”nödkit”. Denna lilla korg som vanligtvis placeras strategiskt inne på toaletterna, kan t.ex innehålla huvudvärkstabletter, våtservetter, tamponger, strumpbyxor m.m. och är alltid väldigt uppskattad. Kom ihåg att det är de små detaljerna som ofta lyfter ett evenemang från att vara ”bra” till att bli ”fantastiskt”.
För dig och dina kollegor kan en välfylld verktygslåda bli kvällens bästa vän. Förutom verktyg och första förband kan dubbelhäftande tejp, lim, nål och tråd m.m. rädda många akuta situationer. Ytterligare praktiska detaljer att tänka på är t.ex. var allt emballage som leverantörerna har med sig kan stuvas undan under evenemanget? Om gästerna kommer med blommor och presenter, vart kan dessa placeras och vem tar hand om dem på ett smidigt sätt?
Se även till att ta tid på de olika delmomenten. Man är ofta tidsoptimist under planeringen, så ta tillfället i akt att ta reda på fakta. Om du ska hålla tal eller presentera någonting, provläs din text på plats. Förutom att du exakt får veta hur långt ditt tal pågår, får du även en chans att höra hur din röst bär sig i lokalen. Hitta en lagom ton och styrka för att höras till alla delar av rummet. Tänk dock på att en lokal fylld med gäster dämpar mycket av ljudet, så räkna med att ta i lite extra när det är skarpt läge. Försök även att uppskatta tiden för de övriga momenten för att kunna uppnå en rytm och balans under evenemanget.
Ett ypperligt sätt att hålla uppe intresse och nyfikenhet under festen är att kunna variera själva miljön i lokalen. Om du har möjlighet, lotsa ut gästerna till en intilliggande salong så att avdukning och ommöblering kan ske så fort och smidigt som möjligt. Under kvällens lopp kommer vissa av gästerna att avvika och då kan det kännas glest mellan väggarna. Att kunna dela av lokalen under kvällen och minska ner festytan är därför ett smidigt sätt att anpassa storleken efter antalet gäster.
Engagera och inspirera: Ha en sista genomgång med alla som är på plats för att hjälpa dig genomföra ditt evenemang. Detta är det sista ”peptalket” innan dörrarna öppnas och din uppgift är att engagera alla till att göra sitt yttersta. Berätta i detalj vad som ska hända under kvällen och vad du vill uppnå. Låt dem se vad du ser. Engagera och inspirera. Att ”få med alla i båten” har sällan varit viktigare. Gå igenom era interna regler för festen eller evenemanget.
Ett annat matnyttigt tips är att ha genomgången samtidigt som alla får äta tillsammans. På så sätt behöver inte personalen gå hungriga under evenemanget eller avvika under kvällen för att själva få någonting i magen, utan kan helt koncentrera sig på att ta hand om gästerna.
Många cateringfirmor har idag egen serveringspersonal som har erfarenhet och kunskap om maten och om evenemang i sig, men det är som sagt väldigt viktigt att ha en detaljerad genomgång med dessa. Gå igenom körschemat igen. Hur länge ska buffén stå framme? När serveras kaffet etc? Det får inte råda osäkerhet om någon punkt efter den sista briefen. Gå även igenom lokalen med alla inblandade. Visa var städförråd finns, vilka utrymningsvägar och nödutgångar som förhoppningsvis inte kommer att användas, var larm och belysning kopplas av och på, d.v.s. allt det praktiska gällande lokalerna.
Lista för festfixare:
Här nedan har du därför en första enkel, strukturerad och pålitlig lista på vad jag tycker är viktigt att tänka på i samband med att du skall fungera som en bra festfixare och lyckas fixa en fest på bästa sätt.
|
|